Cho phép ND soạn thảo tài liệu và gửi đến các bên liên quan để duyệt ký. Có thể thao tác tạo mới ở Màn hình Home hoặc Màn hình Quản lý tài liệu

  • Trang Chủ (Home Page) -> Tạo mới tài liệu (Create Envelope)
  • Trang Chủ (Home Page) -> Quản lý tài liệu (Manage) -> Tạo mới tài liệu (Create Envelope).

Step 1: Mô tả tài liệu (Describe Envelope)


  1. Chọn Nhóm tài liệu
  2. Chọn Loại tài liệu thuộc nhóm 
  3. Chọn Tài liệu liên quan (Relevant Envelopes) nếu có: cho phép chọn các tài liệu ở trạng thái hoàn thành đang có trên HT
  4. Chọn Tài liệu hỗ trợ (Supporting file) nếu có: cho thêm các tài liệu hỗ trợ khác đính kèm
  5. Nút Close: đóng của sổ soạn thảo
  6. Nút Save & Continue: chuyển qua bước soạn thảo tài liệu tiếp theo


Step 2: Upload tài liệu (Add Documents)



  1. Nút Upload: HT hiện thị ra của sổ cho ND chọn một hoặc nhiều tài liệu cần ký
  2. Nút Back: trở về step 1
  3. Nút Save & Continue: chuyển qua bước soạn thảo tài liệu tiếp theo

Step 3: Xác định người tham gia (Select Recipents)


  1. Ở step này ND cần thiết lập 3 thông tin sau:
  1. Thêm Bên tham gia (Party)
  • Nút Thêm bên ký (Add Party): cho phép thêm Bên tham gia ký kết. Mặc định là: Tổ chức của tôi (My Organization) hoặc ghi nhận tên bên tham gia khác
  • Nút Xóa (Delete): Xóa một Bên ký, lưu ý cần thiết lập ít nhất 1 Bên ký
  1. Thêm cấp bậc xử lý trong mỗi bên (Level)
  • Nút Thêm cấp bậc (Add Level): cho phép thêm cấp bậc trong trình tự ký
  • Thiết lập trình tự ký trong cấp bậc:
  • Sequential:  tài liệu sẽ đi từ tự, xong người này mail sẽ gửi đến người tiếp theo
  • Parallel:  gửi đến tất cả các người nhận cùng một lúc, chỉ “cần một” trong số người nhậnn đó hoàn thành tác vụ thì HT sẽ gửi mail đến cấp bậc tiếp theo
  • Parallel and Consenus: gửi đến tất cả người nhận cùng một lúc và cần “tất cả” người nhận đó hoàn thành tác vụ thì HT sẽ gửi mail đến cấp bậc tiếp theo
  • Chọn hình thức xử lý mỗi cấp: 
  • Reviewer: Cấp xem xét tài liệu
  • Signer/Stamper: Cấp ký tài liệu, sẽ cần xác định thêm Hình thức ký sau:

+ Electric Signature: Ký bằng chữ ký điện tử.

+ Digital Signature by USB Token: ký bằng thiết bị USB token

+  Digital Signature by HSM: là một dạng chữ ký bằng chứng thư số

  • Acknowledger: Cấp được nhận tài liệu
  • Nút Xóa (Delete): xóa một cấp bậc vừa thêm, lưu ý cần ít nhất 1 Cấp bậc trong mỗi bên tham gia
  1. Người tham gia trong mỗi cấp bậc (Recipient)
  • Nút Thêm người tham gia (Add Recipient): cho phép thêm người tham gia tài liệu
  • Điền thông tin người tham gia: ND có thể chọn từ danh bạ hoặc nhập mail khác không có trong Danh bạ
  • ND nhập tên người tham gia
  • Nút Thiết lập:  Cho phép thiết lập Mã truy cập cho người nhận và thiết lập thêm người theo dõi
  • Nút Xóa (Delete): xóa người tham gia, lưu ý nhất 1 người tham gia trong mỗi cấp bậc



  1. Nút giúp ND quay lại step 2.  Và nút Chuyển ND sang bước tiếp theo.
  2. Nút giúp ND xem tổng quan các trình tự ký đã cấu hình bên trên.

Step 4: Thiết kế tài liệu (Design Documents)

  1. Ở giao diện này ND xác định vị trí cần ký cho những Người tham gia ký tài liệu
  2. Chọn Người tham gia ký tay trái kéo thả vào trang tài liệu cần ký
  3. Chọn tài liệu khác bên tay phải để tiếp tục kéo thả người ký vào đúng vị trí cần ký
  4. Nút Chuyển ND sang bước tiếp theo. Và nút giúp ND quay lại step 3

Step 5: Xác nhận và gửi (Review and Sent)

  1. Tiêu đề mail (Email Subject): ND có thể điều chỉnh thông tin tiêu đề của mail lại (HT hiển thị mặc định theo tên file tài liệu upload)
  2. Tin nhắn mail (Email Message): ND nhập tin nhắn gửi đến người nhận, hiển thị kèm theo trong nội dung mail
  3. Ngày hết hạn ký duyệt (Expiration): ND thiết lập ngày hết hạn ký của tài liệu, sau khi hết hạn thì các bên liên quan sẽ không thao được khi vào link của tài liệu. 

Nhắc nhở người duyệt trước khi hết hạn: ND nhập số ngày sẽ gửi thông báo trước số ngày mà ND nhập để nhắc nhở

VD: ND nhập 2 thì trước 2 ngày kể từ ngày hết hạn HT sẽ gửi thông báo nhắc nhở

  1. Quyền của người nhận (Recipient Privileges): ở đây ND có thể quy định người nhận được phép chuyển tác vụ hoặc ủy quyền cho người khác làm thay hay không
  2. Bình luận (Comment):  Cho phép tất cả người nhận có thể bình luận
  3. Nhắc nhở (Reminders): Thiết lập nhắc nhở đến người nhận kèm với nội dung bên dưới
  4. Bắt đầu nhắc nhở sau (x) ngày nhận:  ND thiết lập thời gian gửi email nhắc nhở
  5. Nội dung nhắc nhở (Remind message):  ND nhập nội dung nhắc nhở muốn gửi đến người nhận
  6. Thêm tin nhắn và nhắc nhở riêng (Add private message): ND thiết lập gửi tin nhắn riêng đến người nhận nào đó trong những người nhận đã thiết lập bước 3
  7. Nút giúp ND quay lại step 3. Và nút Sau khi thiết lập hết tất cả thông tin ND click nút Hoàn tất HT gửi mail đi theo tiến trình đã thiết lập

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation