Sự khác biệt giữa Chữ ký điện tử và Chữ ký số

Trong thời đại 4.0, cùng với sự bùng nổ mạnh mẽ của cuộc cách mạng chuyển đổi số, việc sử dụng chữ ký điện tử và chữ ký số đã trở nên phổ biến trong hầu hết các lĩnh vực. Hai loại chữ ký này được biết đến với tính nhanh chóng, bảo mật cao và khả năng tích hợp với đa dạng loại dữ liệu.

Tuy nhiên, mặc dù 2 khái niệm chữ ký số và chữ ký điện tử thường được nhắc tới cùng với nhau, nhiều người vẫn nhầm lẫn về trường hợp sử dụng và tính chất của chúng. Vậy, hai loại chữ ký này có điểm nào giống và khác nhau?

Khái quát về chữ ký điện tử và chữ ký số?

Chữ ký điện tử

Căn cứ theo khoản 1 Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử được tạo thành từ các ký tự như từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các dạng khác thông qua phương tiện điện tử.

Từ đó, dạng chữ ký này được kết hợp với thông điệp dữ liệu, nhằm xác định người ký thông điệp, và chứng minh sự chấp thuận của họ đối với nội dung của thông điệp đó. Về bản chất, chữ ký điện tử là một dạng thông tin đi kèm dữ liệu, có mục đích chính là xác định chủ thể của dữ liệu. Dữ liệu này có thể dưới dạng văn bản, video hoặc hình ảnh.

Chữ ký số

Chữ ký số, được quy định trong khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra thông qua quá trình biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, 2 cặp khoá là khoá bí mật (Private key) được sử dụng để ký số còn khoá công khai (Public key) sẽ được dùng để kiểm tra chữ ký số. Khi đó, người nhận thông điệp dữ liệu cùng với khóa công khai của người ký có thể xác định chính xác:

Liệu quá trình biến đổi có được thực hiện bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa hay không.

Sự toàn vẹn của nội dung thông điệp dữ liệu từ khi quá trình biến đổi được thực hiện.

Mặc dù hai thuật ngữ "chữ ký số" và "chữ ký điện tử" thường được sử dụng thay thế cho nhau, chúng không hoàn toàn tương đồng. Chữ ký số chỉ là một phần trong khái niệm tổng thể của chữ ký điện tử, có nghĩa là chữ ký điện tử bao gồm cả chữ ký số.

Chữ ký số và Chữ ký điện tử không hoàn toàn tương đồng

Các điểm tương đồng của Chữ ký số và Chữ ký điện tử

Cả chữ ký số và chữ ký điện tử đều có chức năng thay thế cho chữ ký thủ công hoặc con dấu truyền thống của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các giao dịch trên môi trường điện tử. Điều này mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng, do đó dù tính năng khác nhau như hai loại chữ ký này cũng có nhiều điểm chung:

Cả chữ ký số và chữ ký điện tử đều được công nhận và có hiệu lực pháp lý, giúp đảm bảo tính hợp lệ của các giao dịch trực tuyến.

Giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi thực hiện các thủ tục kê khai thuế hoặc lập hồ sơ trực tuyến theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

Quy trình ký duyệt tài liệu trở nên linh hoạt và dễ dàng hơn, từ đó giảm thiểu các rủi ro và tăng cường hiệu suất làm việc.

Tiết kiệm chi phí và thời gian khi thực hiện các giao dịch điện tử.

Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Sự khác biệt căn bản giữa 2 loại chữ ký này là chữ ký số được sử dụng để đóng dấu và định danh một tài liệu nhằm bảo vệ nó khỏi việc giả mạo. Ngược lại, chữ ký điện tử được sử dụng để đảm bảo tính ràng buộc pháp lý của các thông tin trong tài liệu sau khi đã được ký.

Chữ ký số

Khía cạnh

Chữ ký điện tử

Nhà cung cấp Chứng thực số

Cách xác thực

Đa dạng hình thức (email, mã PIN)

Cao nhờ biện pháp mã hóa

Khả năng bảo mật

Thấp hơn

Thường được yêu cầu để đảm bảo tuân thủ pháp lý

Tuân thủ quy định

Phù hợp cho các giao dịch hàng ngày

Phức tạp hơn

Tính phức tạp

Đơn giản và dễ thực hiện hơn

Hợp đồng, văn bản pháp lý

Trường hợp sử dụng

Hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng kinh doanh, phê duyệt

Yêu cầu một vài phần mềm/ công cụ cụ thể

Quy trình xác minh

Đơn giản hơn

Chi phí ban đầu cao

Chi phí

Hiệu quả hơn về chi phí cho việc sử dụng hàng ngày

Được công nhận quốc tế

Phạm vi công nhận

Được công nhận nhưng có thay đổi tùy theo quốc gia

Phù hợp cho tài liệu lưu trữ lâu dài

Thời gian hiệu lực

Giá trị pháp lý có hiệu lực khác nhau

Mục đích

Một trong những sự khác biệt lớn nhất giữa chữ ký số và chữ ký điện tử là chúng được ứng dụng phục vụ các nhu cầu khác nhau.

Theo đó, mục đích chính của một chữ ký số là nâng cao tính bảo mật của tài liệu bảo vệ tài liệu và đảm bảo rằng nó không bị thay đổi, chỉnh sửa hoặc giả mạo. Còn chữ ký điện tử được sử dụng để chỉ ra rằng người ký đồng thuận tham gia vào một thỏa thuận hoặc hợp đồng mang tính ràng buộc pháp lý.

Trong hầu hết các trường hợp, hai loại chữ ký này sẽ hoạt động đồng thời để đảm bảo rằng các hợp đồng và thỏa thuận là hợp lệ và bảo mật.

Các trường hợp sử dụng phổ biến

Vì mục đích sử dụng của chữ ký số và chữ ký điện tử khác nhau, chúng thường được sử dụng trong các bối cảnh khác nhau.

Chữ ký điện tử thường được thêm vào các hợp đồng kinh doanh để xác miinh rằng người ký đã đồng thuận với các điều khoản được đề xuất bởi đối tác. Bằng cách tạo chữ ký điện tử, người ký có thể bày tỏ ý định của mình về một mối quan hệ pháp lý ràng buộc, và đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ được đề ra cho cả hai doanh nghiệp.

Các trường hợp sử dụng chữ ký điện tử thường gặp:

Cam kết gửi qua email

Sử dụng số định danh cá nhân khi nhập hoặc rút tiền

Kê khai hải quan điện tử

Nộp thuế trực tuyến

Kê khai bảo hiểm xã hội

Ngược lại, chữ ký số thường được sử dụng cho các tài liệu, hợp đồng quan trọng trong các giao dịch điện tử trực tuyến và thủ tục hành chính của doanh nghiệp nhờ vào khả năng bảo mật cao, ví dụ như:

Các giao dịch thương mại điện tử

Đầu tư chứng khoán trực tuyến

Chuyển tiền, thanh toán

Đóng bảo hiểm trực tuyến

Cách thức tạo lập chữ ký

Đối với chữ ký số, cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau để gửi tới cơ quan chứng nhận:

Đối với cá nhân, cần mang theo chứng minh thư (CMT), thẻ căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu của người đăng ký.

Đối với doanh nghiệp, hồ sơ cần bao gồm (1) bản sao công chứng của Giấy phép kinh doanh; (2) bản sao công chứng của Giấy chứng nhận đăng ký thuế; (3) chứng minh thư (CMT) hoặc thẻ căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu của người đại diện doanh nghiệp.

Đối với chữ ký điện tử, bạn có thể tự đăng ký sử dụng dễ dàng thông qua các phần mềm như Word, PowerPoint hoặc Excel.

Khả năng bảo mật

Chữ ký số được xác minh thông qua chứng thư số và được mã hóa bằng hệ thống mật mã để đảm bảo mức độ bảo mật cao hơn. Quá trình xác minh chữ ký số cũng thường được thực hiện bởi các cơ quan chứng nhận đáng tin cậy hoặc các nhà cung cấp dịch vụ ủy thác có uy tín.

Trong khi đó, chữ ký điện tử thường được thực hiện thông qua mã PIN trên điện thoại di động hoặc gửi tới địa chỉ hòm thư điện tử (email), sẽ không có quá trình xác nhận cụ thể đối tượng đang sử dụng. Điều này tạo ra một mối nguy cơ về việc lộ thông tin nếu bị hacker xâm nhập emil hoặc điện thoại bị đánh cắp.

Chữ ký số được xác minh thông qua chứng thư số và được mã hóa bằng hệ thống mật mã

Giá trị pháp lý

Giá trị pháp lý của cả hai loại chữ ký này đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong các giao dịch điện tử, bởi chúng là bằng chứng nhằm xác thực người đã ký và chịu trách nhiệm với các giao dịch mà họ thực hiện, tương tự như các giao dịch văn bản thông thường.

Trong trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản cần có chữ ký, nếu những điều kiện sau được đáp ứng thì việc sử dụng chữ ký điện tử được chấp thuận:

Phương pháp tạo chữ ký điện tử phải có khả năng xác minh người ký và chứng minh sự chấp thuận của họ đối với nội dung của thông điệp dữ liệu.

Phương pháp tạo chữ ký điện tử phải đáng tin cậy và phù hợp với mục đích của việc tạo ra và truyền thông điệp dữ liệu.

Trong trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản cần có dấu của cơ quan hoặc tổ chức, thì sử dụng chữ ký điện tử có thể đáp ứng được nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan hoặc tổ chức, và đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2005 và chữ ký điện tử đó được chứng thực.

Còn chữ ký số sẽ được chấp thuận nếu đáp ứng được điều kiện là tài liệu và chữ ký số đó đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Lời cuối

Chữ ký điện tử và chữ ký số thực hiện các chức năng khác nhau, vì vậy tìm hiểu về sự khác biệt của cả 2 không phải là để quyết định xem cái nào tốt hơn. Thay vào đó, doanh nghiệp nên xem xét mức độ bảo mật và tính toàn vẹn muốn đạt được khi ký kết hợp đồng trực tuyến, và liệu có cần sử dụng cả hai loại hay không.

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách đơn giản để thêm chữ ký vào các hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử có thể xử lý hầu hết nhu cầu đó. Nhưng nếu bạn muốn tăng cường độ bảo mật cho các hợp đồng điện tử của mình và giảm nguy cơ bị giả mạo và bị can thiệp ngoài ý muốn, bạn có thể muốn củng cố chức năng cho chữ ký điện tử của mình bằng cách thêm một chữ ký số.

Doanh nghiệp nên xem xét liệu có cần sử dụng cả hai loại chữ ký hay không

Để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình xử lý tài liệu và tăng cường bảo mật, giải pháp iSign - một giải pháp số hóa quy trình xử lý tài liệu tự động trên nền tảng đám mây đã được phát triển. Đối với việc ký điện tử, hệ thống iSign tự động xử lý việc gán field ảnh vào file PDF, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.

Trong khi đó, đối với chữ ký số, iSign cung cấp hai dạng ký số khác nhau để phù hợp với các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp. Đầu tiên là ký số dạng Remoter signing, trong đó iSign đã tích hợp hệ thống ký số của các đối tác, đồng thời có tính năng Khai báo chữ ký số giúp tối ưu hóa quá trình ký mà không cần phải nhập thông tin UUID hoặc Password mỗi lần sử dụng. Thứ hai là ký số dùng USB Token, iSign đáp ứng các USB Token của các nhà cung cấp trên thị trường, đảm bảo tính bảo mật và uy tín cho việc ký số của doanh nghiệp.

Tìm hiểu về dịch vụ iSign tại đây.